Organização de Eventos Corporativos: saiba como conduzir um de sucesso na sua empresa

Planejar um Evento Corporativo pode ser um desafio para as empresas que desejam estimular a participação interna de seus colaboradores.

Geralmente realizadas nos últimos meses do ano, as confraternizações são exemplos de oportunidades valiosas que conseguem envolver os funcionários à imagem e aos objetivos da organização. Com um bom planejamento, os Eventos Corporativos dão lugar ao Marketing de Experiências.

Por esse motivo, a fim de despertar a sua criatividade antes da realização de festas, comemorações ou confraternizações, apresentaremos alguns exemplos de atrações que se destacaram através da utilização de recursos tecnológicos, de ambientações envolventes e de Experiências Marcantes, proporcionando aos participantes momentos inesquecíveis.

O que são Eventos Corporativos?

Eventos Corporativos são ações que visam oferecer ao público participante atividades que promovam interação social com conteúdos interativos e construtivos. Realizados por empresas, esses eventos podem compreender diversos assuntos segundo as necessidades da organização.

Existem diversas opções de eventos. De acordo com o propósito buscado pela empresa, essas ações conseguem alavancar a imagem da organização diante do público-alvo.

Por que realizar Eventos Corporativos?

Através da realização de Eventos Corporativos as organizações conseguem mensurar a própria imagem diante dos Stakeholders (funcionários, clientes, potenciais clientes, acionistas, fornecedores, parceiros comerciais e a comunidade em sua volta), além de promover maior engajamento destes agentes ao objetivo proposto.

Além disso, os eventos são ótimas oportunidades para:

·         Educar: a capacitação dos colaboradores, gestores e demais profissionais sobre novos temas, como o lançamento de novos produtos, serviços ou as metas da organização para o ano seguinte é uma estratégia positiva para estreitar os laços com quem faz parte do desenvolvimento da empresa;

·          Recompensar: demonstrar reconhecimento pelos desafios superados pelas equipes técnicas e de vendas durante o ano tende a fortalecer a parceria entre todos os envolvidos no processo. Os eventos conseguem destacar o papel de cada profissional de forma direta e impactante;

·          Celebrar: vibrar pelas conquistas profissionais dos colaboradores no percurso dos meses é uma atitude muito nobre por parte dos gestores e demais superiores. Homenagear os profissionais destacados durante a confraternização da empresa pode ser emocionante e marcar a vida do colaborador;

·         Ressaltar Conquistas: vale também enfatizar as conquistas da organização durante o ano de trabalho. Para ela, o progresso frente ao mercado concorrente é uma grande vitória e que impactará, positivamente, na vida profissional e pessoal de todos os colaboradores;

·         Mudanças Organizacionais: se a empresa está em processo de transição gerencial, com a mudança da diretoria executiva ou em busca de uma nova cultura organizacional, os eventos corporativos são ocasiões perfeitas para pontuar as estratégias da nova gestão além de possibilitar a comunicação entre todos os funcionários da empresa.

·         Incentivar: confraternizações e festas de fim de ano ajudam a promover maior interatividade entre os profissionais dos mais variados departamentos. Por isso, incentive-os a vestir a camisa, enaltecendo que a empresa está bem ao lado deles nas conquistas futuras e que o trabalho em equipe tende a contribuir para o bem comum de toda a organização.

Ter em mente que os Eventos Corporativos podem transformar a visão e a postura de todos os agentes envolvidos no desenvolvimento organizacional, por se tratar de uma oportunidade de fomentação dos princípios da empresa, de seus valores, de suas metas e de suas conquistas, significa dar um passo largo no percurso do sucesso.

Mas para aproveitar ao máximo o evento, de modo a absorver todos os acontecimentos e convertê-los em estratégias e em novas oportunidades de negócios, é fundamental saber distinguir cada formato de evento e qual a particularidade de cada um.

Congressos, Conferências ou Confraternizações? Uma breve explicação sobre os principais tipos de Eventos Corporativos

Sabendo que os eventos corporativos são ocasiões valiosas para as organizações, cabe agora saber diferenciá-los.

Cada formato é direcionado a públicos diferentes, variando na linguagem, na abordagem e nos objetivos a serem alcançados. Portanto, antes de tudo, analise quais os temas a sua empresa pretende destacar. Seja para gratificar ou engajar os funcionários, promover discussões sobre temas específicos ou destacar o lançamento de novos produtos no mercado, esses eventos proporcionam possibilidades exponenciais:

1.       Conferências

Realizadas para dar apoio educacional e motivacional, as conferências são usadas pelas empresas a fim de envolver o público-alvo ao tema abordado.

A sua principal característica é tratar de assuntos sobre inovação e compartilhamento de informações entre especialistas de diferentes áreas.

Ela pode ser tanto acadêmica - com a presença de cientistas, médicos, professores -, quanto de negócios, contando com os próprios funcionários da empresa, de um departamento específico, onde se discuta tendências de mercado e de tecnologia.

Conferências são muito populares entre as organizações e podem ser adaptadas conforme o interesse estratégico, destinando-se a clientes, funcionários, revendedores, fornecedores, e etc.

Mesmo diante da problemática e do aprofundamento do tema, as conferências têm um tempo de duração menor - geralmente iniciada e concluída em um único dia.

2.       Congressos

Congresso é um evento corporativo de escala global, diferenciando-se das conferências. Especialistas e autoridades no campo proposto se reúnem a dialogam sobre assuntos específicos.

Devido ao tamanho do evento e pela complexidade dos temas abordados, os congressos são divididos em dias para atender ao grande número de participantes inscritos.

Estrategicamente, as empresas podem enviar seus funcionários e executivos para serem vistos como diferenciais, expondo opiniões formadas sobre a própria empresa e mercado. Além disso, os congressos são ferramentas promocionais de capital humano. As relações sociais são destacadas, ideais para criar networking e realização de workshops.

3.       Feiras e Exposições

Esses eventos são destinados especificamente ao setor de negócios no qual a empresa faz parte.

Produtos e serviços são apresentados nas férias e exposições. Empresas concorrentes também participam, mas em papéis de espectadores. Equipes de vendas, equipes técnicas e outras áreas estratégicas das organizações respondem pelos negócios frente ao público.

Geralmente é aberto ao público, mas devendo pagar um valor para acessar o local. Ambos os eventos promovem engajamento da marca dentro do mercado. Para a realização destas ações, amplos espaços são alugados para que os stands das empresas sejam posicionados conforme a estrutura necessária.

4.       Lançamentos

A fim de promover novos produtos no mercado, os eventos de lançamentos dizem respeito a praticamente todos os segmentos de negócio.

A empresa que deseja se destacar ao público-alvo, como imprensa, clientes finais, funcionários e demais Stakeholders, vê neste tipo de evento novas oportunidades de negócios.

Os lançamentos são apresentações prévias do produto ou serviço criado, marcando novas tendências de atuação. Durante a realização do evento, os responsáveis pelas estratégias da empresa podem criar vínculos comerciais com outros agentes, sejam eles formadores de opinião, parceiros ou consumidores.

5.       Assembleias Gerais

Assembleias gerais são criadas para posicionar os acionistas sobre o percurso da empresa no mercado.

Discussões sobre o desempenho da organização, mudanças gerenciais, atualizações dos negócios e demais assuntos corporativos são amplamente abordados contando com profissionais habilitados em desempenhar papéis de mediadores e conciliadores.

Esse evento possui caráter formal e não menos importante, visto que a oportunidade de relacionamento direto com esse público tende a resultar em novos negócios e investimentos para a empresa.

As assembleias costumam ser realizadas dentro da própria empresa, em salas de reuniões, auditórios ou em espaços projetados temporariamente.

6.       Jantares e Premiações

Esses dois tipos de eventos são comuns em empresas. São semelhantes em muitos aspectos:

Premiação: as premiações visam destacar o desempenho das equipes comerciais e de outras áreas através de prêmios, recompensas e Experiências. Após a conclusão das metas durante o período de trabalho, realizar esse tipo de evento promove maior engajamento dos funcionários, incentivos para desafios futuros e oportunidades de promover a imagem da empresa diante dos concorrentes, clientes e fornecedores. Em alguns casos, a própria organização pode ser premiada por entidades comerciais ou específicas pelo bom desempenho durante o ano.

Jantar: assim que o evento de premiação é finalizado, os jantares são servidos. Podem permitir a participação do público, apenas participantes da premiação e convidados ilustres.

Mesmo que os assuntos da noite tenham ficado em outro ambiente, os jantares são oportunidades de alinhar a marca com o público-alvo, garantindo novas possibilidades de comunicação.

Embora a ocasião contribua para a realização dos dois eventos na mesma noite, nada impede de promover um coquetel corporativo após a premiação - mais descontraído -, ao invés de apostar em um jantar glamuroso e formal.

7.       Confraternização

Sem dúvida alguma, as confraternizações são os eventos corporativos mais populares e com maior engajamento de pessoal em todas as esferas da organização.

Através desse evento é possível explorar ao máximo a criatividade, impactando o público interno logo no início.

Há empresas que preferem direcionar as confraternizações ao próprio público, limitando o acesso de parceiros, clientes ou fornecedores. Dependendo do número de colaboradores, as confraternizações podem ser feitas dentro da própria empresa. Tematizar o evento, oferecer Experiências Originais, comida e bebida de qualidade, premiações e interatividade são exemplos das estratégias mais adotadas.

Nos tópicos seguintes veremos como planejar um evento de confraternização singular.

Como planejar um Evento Corporativo de sucesso em 8 passos

Se você já reconheceu o tipo de evento corporativo que mais atenda às necessidades da sua empresa, agora é hora do planejamento!

Dependendo do objetivo da ação, será preciso a participação de toda a empresa, envolvendo áreas distintas em prol do sucesso de todos. Mesmo que eventos de grande porte - como os congressos - demandem tempo e estratégia, comum em todos os casos, planejar um evento corporativo não é um bicho de sete cabeças. Até mesmo no exemplo anterior. Pelo contrário: o escopo de planejamento segue uma linha de raciocínio que dependerá exclusivamente de comunicação e boa vontade.

Também é comum que as confraternizações sejam realizadas no último mês do ano. Mas se você ainda não sabe por onde começar, não tem problema. O planejamento de um evento destinado aos funcionários necessita de, no máximo, um mês de antecedência.

Vamos lá?

1.       Defina o objetivo do evento

O que a empresa pretende alcançar com a realização do Evento Corporativo? Engajar os atuais funcionários? Promover a marca aos Stakeholders da organização? Informar ao público sobre os novos produtos e serviços lançados no mercado?

Saber o real propósito do evento é essencial para elaborar estratégias ajustadas e de acordo com os interesses da organização.

2.       Defina o orçamento a ser investido

Com os objetivos ajustados, é hora de definir o orçamento. Dentro do orçamento estarão os custos com o espaço destinado à realização da ação, divulgação e promoção do evento, equipamentos técnicos - som, projeção e decoração -, contratação de fornecedores de alimentação, serviços de transporte - caso seja necessário -, seguro dos equipamentos, empresas de entretenimento, brindes e prêmios e capital de emergência para imprevistos.

É importante que seja feito um detalhamento de cada parte. Uma planilha de custos é o mais indicado.

3.       Lista de convidados

Esse item está relacionado aos objetivos do Evento Corporativo.

A empresa quer atingir, reter ou entreter o público-alvo?  Através de uma lista de convidados, torna-se muito mais fácil o trabalho de separar os participantes de acordo as estratégias da organização.

Muitas empresas desejam a participação de determinados convidados por uma questão de proximidade comercial, por exemplo. Assim, planejar um Evento Corporativo sabendo qual o perfil do público participante tende a facilitar a contratação de palestrantes, da comida que será servida, da música e da ambientação.

4.       Escolha o local de acordo com o tipo de evento

Se o evento for uma confraternização empresarial, contando com um número baixo de participantes, vale repensar em usar a própria estrutura da empresa para sediar o evento. Dependerá, é claro, da disponibilidade de espaço e demais acessos que não impliquem no conforto dos participantes.

Agora, se a organização conta com um número elevado de funcionários e a empresa não comporta um evento desta magnitude, é interessante pesquisar clubes, buffets, galpões, estabelecimentos de entretenimento e demais espaços viáveis que consigam suportar grande fluxo de pessoas.

Lembre-se que, além dos funcionários, deve-se levar em consideração a presença dos prestadores de serviços, disposição dos espaços de descanso, como lounges e sofás, cabines, mesas, cadeiras e etc.

5.       Defina o dia e o horário

Como o título já diz, definir uma data e horário para a realização do evento é imprescindível.

Embora estejamos lidando com empresas e funcionários comprometidos, imprevistos podem comprometer a realização da festa.

Por isso, defina uma data reserva, caso a atenção de toda a organização esteja voltada para uma situação emergencial. Com isso, evita-se perder dinheiro com cancelamentos e demonstra-se seriedade com o funcionário e com o evento.

6.       Publicidade

Com os objetivos, orçamento e local definidos para a realização do evento é hora de iniciar a ação de marketing e de publicidade.

Se o evento será realizado no último mês do ano, vale promover ações que comecem a engajar os funcionários um mês antes. Parece pouco tempo, mas não é.

Utilize a intranet da organização para divulgar a primeira chamada da festa. Em parceria com a equipe de marketing, busque desenvolver um tema condizente com o evento para motivar toda a empresa. Semanalmente, divulgue as possíveis atrações da festa. Crie nos funcionários expectativas relacionadas com o que se aproxima. Personalizar canecas, canetas, crachás e demais acessórios com o tema do evento é interessante.

Se a sua empresa ainda não realizou uma ação destinada exclusivamente aos colaboradores, tenha certeza de que, após o evento, eles verão a organização com outros olhos.

7.       Relacionamentos

Mesmo que o evento seja destinado aos funcionários, a organização pode usufruir da oportunidade e convidar clientes em potencial para participarem da festa.

Obviamente o intuito é comercial. Festividades e ambientes descontraídos ajudam a criar conexões estratégicas. Os próprios funcionários da empresa podem conduzir o convidado a conhecer os responsáveis pelo gerenciamento da organização. Gestores, equipes de vendas, equipes técnicas e demais colaboradores devidamente orientados podem contribuir para o fortalecimento dos negócios durante e após o evento.

8.       Mensuração pós-evento

Utilizando os próprios canais de comunicação interna, você pode criar questionários destinados aos colaboradores para saber a opinião geral do evento realizado. Os dados contidos neste questionário trarão maior visibilidade sobre a ação, antes, durante e após a festa.

Com base na média das respostas apresentadas, os dados podem ser usados em eventos futuros. Diante de respostas positivas, significa que tudo ocorreu como desejado. Com as respostas negativas, vale refletir a respeito do problema apresentado e propor melhorias para eventos futuros.

Mesmo que as festas de confraternização sejam diferentes de outros formatos apresentados acima, o que vale é a experiência.

Mas o que significa Experiência em eventos de confraternização, afinal?

Confraternização: como as Experiências em Eventos Corporativos impactam a vida dos funcionários

No ponto de vista comercial, os eventos de fim de ano têm o poder de aumentar a produtividade dos colaboradores, de engajá-los aos propósitos estratégicos da empresa e de melhorar a relação entre equipes.

Cada passo deve ser analisado com cautela, seguindo a realidade da organização. Não importa se a empresa é de pequeno, médio ou grande porte. O que conta aqui são as experiências adquiridas e o impacto da ação na vida dos funcionários.

Por conta dos avanços tecnológicos e do fácil acesso à informação, os atuais eventos são modernos e imersivos. Com criatividade é possível unir, por exemplo, ferramentas sensoriais em cada parte da festa, desde a porta de entrada até o final.

Veremos alguns exemplos de experiências e como elas impactam a vida dos funcionários após eventos:

Experiências Imersivas

1.       Realidade Virtual (VR)

Desenvolvida para criar Experiências visuais através de simulações gráficas, os óculos de realidade virtual podem ser utilizados para diversos fins.

Em confraternizações, as simulações gráficas podem coincidir com o tema e com a ambientação do evento. Por exemplo: se o tema da festa é savana, os gráficos podem conter paisagens próprias da região, com animais, árvores e detalhes típicos da natureza local.

Os participantes podem interagir com as imagens de dentro dos óculos e com o som projetado nos alto-falantes instalados na festa.

Há simulações gráficas de diversos tipos, com foco em Experiências urbanas, espaciais, parques de diversão, simuladores de voos e combates. Empresas de tecnologia disponibilizam os óculos VR para locação, acompanhando um profissional técnico responsável pela atração.

Mesmo que esse dispositivo ainda seja desconhecido por grande parte do público, oferecer ao funcionário a oportunidade de experimentar os óculos de realidade virtual em Eventos Corporativos transmite a intenção de incluí-lo às novas tendências do mercado tecnológico de última geração.

2.       Realidade Aumentada

Esse tipo de atração consegue aliar o mundo digital com o real.

Utilizando aparelhos portáteis adaptados com câmeras - tablets e smartphones -, o usuário poderá participar de gincanas ou “caça ao tesouro” com o aplicativo. Para visualizar a mistura de realidades, o participante deverá olhar pela tela do aparelho enquanto aponta para todos os lados. Logo, diversas imagens virtuais integrarão com o ambiente da festa.

Como forma de marketing e endomarketing, as empresas que alugam esse tipo de atração para seus eventos veem na realidade aumentada uma ferramenta de publicidade, porque é possível incluir elementos da marca e demais contextos pertencentes ao segmento de negócio.

3.       Projeção Mapeada

Outro tipo de tecnologia de alto impacto.

A projeção mapeada consegue criar pessoas, paisagens, objetos e demais formas em 2D e 3D.

Se o espaço do evento de confraternização for amplo, a projeção terá um resultado. Se houver superfícies e espaços mais curtos, a projeção também terá um resultado específico.

O que vale é definir o tema e aproveitar os recursos deste software. Para os participantes, a projeção mapeada estimula a criação de ilusão de ótica e novas noções de profundidade, enquanto dança, conversa ou interage com os colegas.

Redes Sociais

Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin e WhatsApp são ótimas plataformas para compartilhamento de conteúdos, principalmente sobre a festa de confraternização.

Antes mesmo da chegada do grande dia, os gestores podem criar hashtags “#” com palavras motivacionais e relacionadas ao evento. Quando as hashtags caem no gosto dos funcionários, será possível visualizar nas redes fotos, dizeres e até vídeos dos colaboradores se preparando para o acontecimento.

Quando os funcionários tiram selfies durante a festa e inserem o nome da empresa nas próprias publicações, significa que a organização está falando a mesma língua do público interno.

Além disso, os usuários das redes costumam fazer “Check-in” (localização) no Instagram nos estabelecimentos incumbidos de sediar o evento. Para a empresa, pode significar maior visualização de imagem e de nome citado, bem como promoção na Internet.

Experiências de Bem Estar

A preocupação com o conforto e o bem estar dos convidados deve sempre estar no topo das prioridades dos organizadores dos eventos, e nada melhor que proporcionar Experiências de Bem Estar durante a realização do evento para reforçar essa preocupação.

Uma alternativa que possui alta receptividade pelos convidados é a presença de especialistas em quick massage e a disponibilização de cadeiras de massagem em áreas específicas do evento, caso a pessoa prefira fazer o procedimento por autosserviço.

Aqui as atividades em grupo também entram em cena, como aulas de yoga, pilates, meditação e dança. Além de ressaltar a importância dos cuidados com a saúde, as atividades em grupo promovem o senso de união, colaboração e participação, características desejáveis em todos os perfis atuais de colaboradores dentro das empresas.

Experiências Temáticas

1.       Circo

Produzir uma festa seguindo uma linha temática é muito interessante.

Um exemplo é o tema “Circo”. Logo na entrada do evento, personagens do universo circense devidamente caracterizados podem recepcionar os colaboradores dando as boas-vindas ao “espetáculo”.

A decoração interna da festa deverá conter elementos do circo, com cenários montados, iluminação aconchegante, malabaristas na pista de dança, mágicos nos bares, equilibristas sobre pernas-de-pau circulando entre os convidados, músicas de picadeiro e demais elementos pertencentes ao tema.

O participante vivenciará novos mundos criados unicamente para ele, interagindo com os personagens em todos os ambientes da festa.

Experiências Gastronômicas

1.       Cardápio Temático

Se a festa é temática, os organizadores do evento também podem apostar em comidas e bebidas referentes ao tema.

No caso do tema “Circo”, as comidas podem variar entre doces e salgados. Doces podem contemplar algodão-doce, pipoca doce, maçã do amor, cupcakes e sorvete. Os salgados podem ser pipoca, cachorro-quente, salgadinhos assados ou fritos e sanduíches.

É legal oferecer pratos de entrada, pratos principais e sobremesas. Mesmo que o tema limite a opção de pratos, opte pela variação sem fugir do assunto.

2.       Cardápio Saudável

Embora guloseimas agradem o paladar de muitos, optar por cardápios saudáveis também têm suas vantagens.

Alimentos frescos, orgânicos e vegetarianos vêm se destacando cada vez mais no cenário corporativo. Além disso, há pessoas alérgicas a certos ingredientes e com restrição alimentar para lactose e glúten. Busque fazer uma pesquisa com os funcionários dentro da empresa antes de fechar com o fornecedor de alimentos.

Focar na saúde de seu colaborador é uma demonstração de preocupação - e ele será grato a isso.

Brindes

Os brindes são formas de recompensa. Uma forma de reconhecer o trabalho do funcionário após um longo ano de desafios vencidos e metas alcançadas.

Ideais para destacar o desempenho individual e coletivo dos profissionais que vestiram a camisa pela empresa, as confraternizações também são oportunidades de distribuição de prêmios e realização de sorteios.

As recompensas podem ser em produtos, como canecas e moleskines personalizados, ou até mesmo eletroportáteis, como headphones e smartphones. Mas, além desses brindes, investir em Experiências originais que foquem na saúde e bem-estar do colaborador pode ser uma forma ainda mais atraente de engajamento.

Prêmios ou Recompensas? Invista em Experiências!

Premiar os funcionários com Experiências únicas são formas singulares de reconhecimento.

É possível sair do padrão, além de marcar positivamente a vida do premiado. Com a Carpe Diem, empresa especializada no planejamento e gerenciamento de Campanhas de Incentivo e de recompensa na forma de vivências e Experiências, as organizações terão o apoio necessário nas seguintes ocasiões:

·         Campanhas de Endomarketing;

·         Campanhas de Incentivo de Vendas;

·         Campanhas Motivacionais;

·         Presentes Para Funcionários;

·         Presentes de Final de Ano;

·         Ações de Reconhecimento e Fidelização;

·         Homenagens por Tempo de Casa;

·         Recompensa por Metas Atingidas;

·         Ações de Fidelização de Clientes;

·         Engajamento de Público-Alvo;

As premiações em forma de Experiências podem ser escolhidas pelo contemplado na plataforma da Carpe Diem. São diversas opções, como: diversão, aventura, beleza, bem-estar, esportes, cursos, entretenimento, livrarias, gastronomia, cinemas e muito mais.

Conclusão

Reconhecer o papel do colaborador na organização é uma forma de valorização do capital humano. Os Eventos Corporativos, além de garantir destaque da empresa diante do público, conseguem envolver todos os funcionários de diferentes níveis hierárquicos, promovendo trocas de conhecimento, espírito de equipe e sentimento de pertencimento.

Premiações no formato de Experiência motivam os funcionários a seguirem em frente, enxergando os desafios como oportunidades de crescimento.

Se você está planejando um Evento Corporativo na sua empresa e deseja contemplar os seus convidados com um presente criativo e que foge do óbvio, considere oferecer Kits de Experiências. Os seus convidados terão a oportunidade de vivenciar Experiências Incríveis e guardarão esse presente na memória para sempre!