Planejar um Evento
Corporativo pode ser um desafio para as empresas que desejam estimular a
participação interna de seus colaboradores.
Geralmente realizadas
nos últimos meses do ano, as confraternizações são exemplos de oportunidades
valiosas que conseguem envolver os funcionários à imagem e aos objetivos da
organização. Com um bom planejamento, os Eventos Corporativos dão lugar ao Marketing
de Experiências.
Por esse motivo,
a fim de despertar a sua criatividade antes da realização de festas,
comemorações ou confraternizações, apresentaremos alguns exemplos de atrações
que se destacaram através da utilização de recursos tecnológicos, de ambientações
envolventes e de Experiências Marcantes, proporcionando aos participantes
momentos inesquecíveis.
Eventos Corporativos
são ações que visam oferecer ao público participante atividades que promovam
interação social com conteúdos interativos e construtivos. Realizados por
empresas, esses eventos podem compreender diversos assuntos segundo as
necessidades da organização.
Existem diversas
opções de eventos. De acordo com o propósito buscado pela empresa, essas ações
conseguem alavancar a imagem da organização diante do público-alvo.
Através da
realização de Eventos Corporativos as organizações conseguem mensurar a própria
imagem diante dos Stakeholders (funcionários, clientes, potenciais clientes,
acionistas, fornecedores, parceiros comerciais e a comunidade em sua volta),
além de promover maior engajamento destes agentes ao objetivo proposto.
Além disso, os
eventos são ótimas oportunidades para:
·
Educar: a capacitação dos colaboradores, gestores e
demais profissionais sobre novos temas, como o lançamento de novos produtos,
serviços ou as metas da organização para o ano seguinte é uma estratégia
positiva para estreitar os laços com quem faz parte do desenvolvimento da
empresa;
·
Recompensar:
demonstrar reconhecimento pelos desafios superados pelas equipes técnicas e de
vendas durante o ano tende a fortalecer a parceria entre todos os envolvidos no
processo. Os eventos conseguem destacar o papel de cada profissional de forma
direta e impactante;
·
Celebrar:
vibrar pelas conquistas profissionais dos colaboradores no percurso dos meses é
uma
atitude muito nobre por parte dos gestores e demais superiores. Homenagear os
profissionais destacados durante a confraternização da empresa pode ser
emocionante e marcar a vida do colaborador;
·
Ressaltar
Conquistas: vale também enfatizar as conquistas da organização
durante o ano de trabalho. Para ela, o progresso frente ao mercado concorrente
é uma grande vitória e que impactará, positivamente, na vida profissional e
pessoal de todos os colaboradores;
·
Mudanças
Organizacionais: se a empresa está em processo de transição
gerencial, com a mudança da diretoria executiva ou em busca de uma nova cultura organizacional, os
eventos corporativos são ocasiões perfeitas para pontuar as estratégias da nova
gestão além de possibilitar a comunicação entre todos os funcionários da
empresa.
·
Incentivar:
confraternizações e festas de fim de ano ajudam a promover maior interatividade
entre os profissionais dos mais variados departamentos. Por isso, incentive-os
a vestir a camisa, enaltecendo que a empresa está bem ao lado deles nas
conquistas futuras e que o trabalho em equipe tende a contribuir para o bem
comum de toda a organização.
Ter
em mente que os Eventos Corporativos podem transformar a visão e a postura de
todos os agentes envolvidos no desenvolvimento organizacional, por se tratar de
uma oportunidade de fomentação dos princípios da empresa, de seus valores, de
suas metas e de suas conquistas, significa dar um passo largo no percurso do
sucesso.
Mas
para aproveitar ao máximo o evento, de modo a absorver todos os acontecimentos
e convertê-los em estratégias e em novas oportunidades de negócios, é
fundamental saber distinguir cada formato de evento e qual a particularidade de
cada um.
Sabendo que os eventos corporativos são ocasiões
valiosas para as organizações, cabe agora saber diferenciá-los.
Cada formato é direcionado a públicos diferentes,
variando na linguagem, na abordagem e nos objetivos a serem alcançados.
Portanto, antes de tudo, analise quais os temas a sua empresa pretende
destacar. Seja para gratificar ou engajar os funcionários, promover discussões
sobre temas específicos ou destacar o lançamento de novos produtos no mercado,
esses eventos proporcionam possibilidades exponenciais:
1.
Conferências
Realizadas
para dar apoio educacional e motivacional, as conferências são usadas pelas
empresas a fim de envolver o público-alvo ao tema abordado.
A
sua principal característica é tratar de assuntos sobre inovação e
compartilhamento de informações entre especialistas de diferentes áreas.
Ela
pode ser tanto acadêmica - com a presença de cientistas, médicos, professores
-, quanto de negócios, contando com os próprios funcionários da empresa, de um
departamento específico, onde se discuta tendências de mercado e de tecnologia.
Conferências
são muito populares entre as organizações e podem ser adaptadas conforme o
interesse estratégico, destinando-se a clientes, funcionários, revendedores,
fornecedores, e etc.
Mesmo
diante da problemática e do aprofundamento do tema, as conferências têm um
tempo de duração menor - geralmente iniciada e concluída em um único dia.
2.
Congressos
Congresso
é um evento corporativo de escala global, diferenciando-se das conferências. Especialistas
e autoridades no campo proposto se reúnem a dialogam sobre assuntos específicos.
Devido
ao tamanho do evento e pela complexidade dos temas abordados, os congressos são
divididos em dias para atender ao grande número de participantes inscritos.
Estrategicamente,
as empresas podem enviar seus funcionários e executivos para serem vistos como
diferenciais, expondo opiniões formadas sobre a própria empresa e mercado. Além
disso, os congressos são ferramentas promocionais de capital humano. As
relações sociais são destacadas, ideais para
criar networking e realização de workshops.
3.
Feiras e Exposições
Esses eventos são destinados especificamente ao setor
de negócios no qual a empresa faz parte.
Produtos e serviços são apresentados nas férias e
exposições. Empresas concorrentes também participam, mas em papéis de
espectadores. Equipes de vendas, equipes técnicas e outras áreas estratégicas
das organizações respondem pelos negócios frente ao público.
Geralmente é aberto ao público, mas devendo pagar um
valor para acessar o local. Ambos os eventos promovem engajamento da marca
dentro do mercado. Para a realização destas ações, amplos espaços são alugados
para que os stands das empresas sejam posicionados conforme a estrutura
necessária.
4.
Lançamentos
A fim de promover novos produtos no mercado, os
eventos de lançamentos dizem respeito a praticamente todos os segmentos de
negócio.
A empresa que deseja se destacar ao público-alvo, como
imprensa, clientes finais, funcionários e demais Stakeholders, vê neste tipo de evento novas oportunidades de negócios.
Os lançamentos são apresentações prévias do produto ou
serviço criado, marcando novas tendências de atuação. Durante a realização do
evento, os responsáveis pelas estratégias da empresa podem criar vínculos
comerciais com outros agentes, sejam eles formadores de opinião, parceiros ou consumidores.
5.
Assembleias Gerais
Assembleias gerais são criadas para posicionar os
acionistas sobre o percurso da empresa no mercado.
Discussões sobre o desempenho da organização, mudanças
gerenciais, atualizações dos negócios e demais assuntos corporativos são
amplamente abordados contando com profissionais habilitados em desempenhar
papéis de mediadores e conciliadores.
Esse evento possui caráter formal e não menos
importante, visto que a oportunidade de relacionamento direto com esse público tende
a resultar em novos negócios e investimentos para a empresa.
As assembleias costumam ser realizadas dentro da
própria empresa, em salas de reuniões, auditórios ou em espaços projetados
temporariamente.
6.
Jantares e Premiações
Esses dois tipos de eventos são comuns em empresas. São semelhantes em
muitos aspectos:
Premiação: as premiações
visam destacar o desempenho das equipes comerciais e de outras áreas através de
prêmios, recompensas e Experiências. Após a conclusão
das metas durante o período de trabalho, realizar esse tipo de evento promove
maior engajamento dos funcionários, incentivos para desafios futuros e oportunidades
de promover a imagem da empresa diante dos concorrentes, clientes e
fornecedores. Em alguns casos, a própria organização pode ser premiada por
entidades comerciais ou específicas pelo bom desempenho durante o ano.
Jantar: assim que o
evento de premiação é finalizado, os jantares são servidos. Podem permitir a
participação do público, apenas participantes da premiação e convidados
ilustres.
Mesmo que os assuntos da noite tenham ficado em outro ambiente, os
jantares são oportunidades de alinhar a marca com o público-alvo, garantindo
novas possibilidades de comunicação.
Embora a ocasião contribua para a realização dos dois eventos na mesma
noite, nada impede de promover um coquetel corporativo após a premiação - mais
descontraído -, ao invés de apostar em um jantar glamuroso e formal.
7.
Confraternização
Sem dúvida alguma, as confraternizações são os eventos
corporativos mais populares e com maior engajamento de pessoal em todas as
esferas da organização.
Através desse evento é possível explorar ao máximo a
criatividade, impactando o público interno logo no início.
Há empresas que preferem direcionar as
confraternizações ao próprio público, limitando o acesso de parceiros, clientes
ou fornecedores. Dependendo do número de colaboradores, as confraternizações
podem ser feitas dentro da própria empresa. Tematizar o evento, oferecer Experiências
Originais, comida e bebida de qualidade, premiações e interatividade são exemplos das estratégias mais adotadas.
Nos tópicos seguintes veremos como planejar um evento
de confraternização singular.
Se você já reconheceu o tipo de evento corporativo que
mais atenda às necessidades da sua empresa, agora é hora do planejamento!
Dependendo do objetivo da ação, será preciso a
participação de toda a empresa, envolvendo áreas distintas em prol do sucesso
de todos. Mesmo que eventos de grande porte - como os congressos - demandem
tempo e estratégia, comum em todos os casos, planejar um evento corporativo não
é um bicho de sete cabeças. Até mesmo no exemplo anterior. Pelo contrário: o
escopo de planejamento segue uma linha de raciocínio que dependerá exclusivamente
de comunicação e boa vontade.
Também é comum que as confraternizações sejam realizadas
no último mês do ano. Mas se você ainda não sabe por onde começar, não tem
problema. O planejamento de um evento destinado aos funcionários necessita de,
no máximo, um mês de antecedência.
Vamos lá?
1.
Defina o objetivo do evento
O que a empresa pretende alcançar com a realização do
Evento Corporativo? Engajar os atuais funcionários? Promover a marca aos Stakeholders
da organização? Informar ao público sobre os novos
produtos e serviços lançados no mercado?
Saber o real propósito do evento é essencial para
elaborar estratégias ajustadas e de acordo com os interesses da organização.
2.
Defina o orçamento a ser investido
Com os objetivos ajustados, é hora de definir o
orçamento. Dentro do orçamento estarão os custos com o espaço destinado à
realização da ação, divulgação e promoção do evento, equipamentos técnicos -
som, projeção e decoração -, contratação de fornecedores de alimentação, serviços
de transporte - caso seja necessário -, seguro dos equipamentos, empresas de
entretenimento, brindes e prêmios e capital de emergência para imprevistos.
É importante que seja feito um detalhamento de cada
parte. Uma planilha de custos é o mais indicado.
3.
Lista de convidados
Esse item está relacionado aos objetivos do Evento
Corporativo.
A empresa quer atingir, reter ou entreter o
público-alvo? Através de uma lista de
convidados, torna-se muito mais fácil o trabalho de separar os participantes de
acordo as estratégias da organização.
Muitas empresas desejam a participação de determinados
convidados por uma questão de proximidade comercial, por exemplo. Assim,
planejar um Evento Corporativo sabendo qual o perfil do público participante
tende a facilitar a contratação de palestrantes, da comida que será servida, da
música e da ambientação.
4.
Escolha o local de acordo com o tipo de evento
Se o evento for uma confraternização empresarial,
contando com um número baixo de participantes, vale repensar em usar a própria
estrutura da empresa para sediar o evento. Dependerá, é claro, da
disponibilidade de espaço e demais acessos que não impliquem no conforto dos
participantes.
Agora, se a organização conta com um número elevado de
funcionários e a empresa não comporta um evento desta magnitude, é interessante
pesquisar clubes, buffets, galpões, estabelecimentos de entretenimento e demais
espaços viáveis que consigam suportar grande fluxo de pessoas.
Lembre-se que, além dos funcionários, deve-se levar em
consideração a presença dos prestadores de serviços, disposição dos espaços de
descanso, como lounges e sofás, cabines, mesas, cadeiras e etc.
5.
Defina o dia e o horário
Como o título já diz, definir uma data e horário para
a realização do evento é imprescindível.
Embora estejamos lidando com empresas e funcionários
comprometidos, imprevistos podem comprometer a realização da festa.
Por isso, defina uma data reserva, caso a atenção de
toda a organização esteja voltada para uma situação emergencial. Com isso, evita-se
perder dinheiro com cancelamentos e demonstra-se seriedade com o funcionário e
com o evento.
6.
Publicidade
Com os objetivos, orçamento e local definidos para a
realização do evento é hora de iniciar a ação de marketing e de publicidade.
Se o evento será realizado no último mês do ano, vale
promover ações que comecem a engajar os funcionários um mês antes. Parece pouco
tempo, mas não é.
Utilize a intranet da organização para divulgar a
primeira chamada da festa. Em parceria com a equipe de marketing, busque
desenvolver um tema condizente com o evento para motivar toda a empresa.
Semanalmente, divulgue as possíveis atrações da festa. Crie nos funcionários
expectativas relacionadas com o que se aproxima. Personalizar canecas, canetas,
crachás e demais acessórios com o tema do evento é interessante.
Se a sua empresa ainda não realizou uma ação destinada
exclusivamente aos colaboradores, tenha certeza de que, após o evento, eles
verão a organização com outros olhos.
7.
Relacionamentos
Mesmo que o evento seja destinado aos funcionários, a
organização pode usufruir da oportunidade e convidar clientes em potencial para
participarem da festa.
Obviamente o intuito é comercial. Festividades e
ambientes descontraídos ajudam a criar conexões estratégicas. Os próprios
funcionários da empresa podem conduzir o convidado a conhecer os responsáveis
pelo gerenciamento da organização. Gestores, equipes de vendas, equipes
técnicas e demais colaboradores devidamente orientados podem contribuir para o
fortalecimento dos negócios durante e após o evento.
8.
Mensuração pós-evento
Utilizando os próprios canais de comunicação interna,
você pode criar questionários destinados aos colaboradores para saber a opinião
geral do evento realizado. Os dados contidos neste questionário trarão maior
visibilidade sobre a ação, antes, durante e após a festa.
Com base na média das respostas apresentadas, os dados
podem ser usados em eventos futuros. Diante de respostas positivas, significa
que tudo ocorreu como desejado. Com as respostas negativas, vale refletir a
respeito do problema apresentado e propor melhorias para eventos futuros.
Mesmo que as festas de confraternização sejam
diferentes de outros formatos apresentados acima, o que vale é a experiência.
Mas o que significa Experiência em eventos de
confraternização, afinal?
No ponto de vista comercial, os eventos de fim de ano
têm o poder de aumentar a produtividade dos colaboradores, de engajá-los aos
propósitos estratégicos da empresa e de melhorar a relação entre equipes.
Cada passo deve ser analisado com cautela, seguindo a
realidade da organização. Não importa se a empresa é de pequeno, médio ou
grande porte. O que conta aqui são as experiências adquiridas e o impacto da
ação na vida dos funcionários.
Por conta dos avanços tecnológicos e do fácil acesso à
informação, os atuais eventos são modernos e imersivos. Com criatividade é
possível unir, por exemplo, ferramentas sensoriais em cada parte da festa,
desde a porta de entrada até o final.
Veremos alguns exemplos de experiências e como elas
impactam a vida dos funcionários após eventos:
1.
Realidade Virtual (VR)
Desenvolvida para criar Experiências visuais através
de simulações gráficas, os óculos de realidade virtual podem ser utilizados
para diversos fins.
Em confraternizações, as simulações gráficas podem
coincidir com o tema e com a ambientação do evento. Por exemplo: se o tema da
festa é savana, os gráficos podem conter paisagens próprias da região, com
animais, árvores e detalhes típicos da natureza local.
Os participantes podem interagir com as imagens de
dentro dos óculos e com o som projetado nos alto-falantes instalados na festa.
Há simulações gráficas de diversos tipos, com foco em Experiências
urbanas, espaciais, parques de diversão, simuladores de voos e combates.
Empresas de tecnologia disponibilizam os óculos VR para locação, acompanhando
um profissional técnico responsável pela atração.
Mesmo que esse dispositivo ainda seja desconhecido por
grande parte do público, oferecer ao funcionário a oportunidade de experimentar
os óculos de realidade virtual em Eventos Corporativos transmite a intenção de
incluí-lo às novas tendências do mercado tecnológico de última geração.
2.
Realidade Aumentada
Esse tipo de atração consegue aliar o mundo digital
com o real.
Utilizando aparelhos portáteis adaptados com câmeras -
tablets e smartphones -, o usuário poderá participar de gincanas ou “caça ao
tesouro” com o aplicativo. Para visualizar a mistura de realidades, o
participante deverá olhar pela tela do aparelho enquanto aponta para todos os
lados. Logo, diversas imagens virtuais integrarão com o ambiente da festa.
Como forma de marketing e endomarketing, as empresas
que alugam esse tipo de atração para seus eventos veem na realidade aumentada
uma ferramenta de publicidade, porque é possível incluir elementos da marca e
demais contextos pertencentes ao segmento de negócio.
3.
Projeção Mapeada
Outro tipo de tecnologia de alto impacto.
A projeção mapeada consegue criar pessoas, paisagens,
objetos e demais formas em 2D e 3D.
Se o espaço do evento de confraternização for amplo, a
projeção terá um resultado. Se houver superfícies e espaços mais curtos, a
projeção também terá um resultado específico.
O que vale é definir o tema e aproveitar os recursos
deste software. Para os participantes, a projeção mapeada estimula a criação de
ilusão de ótica e novas noções de profundidade, enquanto dança, conversa ou interage
com os colegas.
Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin e WhatsApp são
ótimas plataformas para compartilhamento de conteúdos, principalmente sobre a
festa de confraternização.
Antes mesmo da chegada do grande dia, os gestores
podem criar hashtags “#” com palavras motivacionais e relacionadas ao evento.
Quando as hashtags caem no gosto dos funcionários, será possível visualizar nas
redes fotos, dizeres e até vídeos dos colaboradores se preparando para o
acontecimento.
Quando os funcionários tiram selfies durante a festa e
inserem o nome da empresa nas próprias publicações, significa que a organização
está falando a mesma língua do público interno.
Além disso, os usuários das redes costumam fazer
“Check-in” (localização) no Instagram nos estabelecimentos incumbidos de sediar
o evento. Para a empresa, pode significar maior visualização de imagem e de
nome citado, bem como promoção na Internet.
A preocupação com o conforto e o bem estar dos
convidados deve sempre estar no topo das prioridades dos organizadores dos
eventos, e nada melhor que proporcionar Experiências de Bem Estar durante a
realização do evento para reforçar essa preocupação.
Uma alternativa que possui alta receptividade pelos
convidados é a presença de especialistas em quick massage e a disponibilização
de cadeiras de massagem em áreas específicas do evento, caso a pessoa prefira
fazer o procedimento por autosserviço.
Aqui as atividades em grupo também entram em cena,
como aulas de yoga, pilates, meditação e dança. Além de ressaltar a importância
dos cuidados com a saúde, as atividades em grupo promovem o senso de união,
colaboração e participação, características desejáveis em todos os perfis
atuais de colaboradores dentro das empresas.
1.
Circo
Produzir uma festa seguindo uma linha temática é muito
interessante.
Um exemplo é o tema “Circo”. Logo na entrada do
evento, personagens do universo circense devidamente caracterizados podem
recepcionar os colaboradores dando as boas-vindas ao “espetáculo”.
A decoração interna da festa deverá conter elementos
do circo, com cenários montados, iluminação aconchegante, malabaristas na pista
de dança, mágicos nos bares, equilibristas sobre pernas-de-pau circulando entre
os convidados, músicas de picadeiro e demais elementos pertencentes ao tema.
O participante vivenciará novos mundos criados
unicamente para ele, interagindo com os personagens em todos os ambientes da
festa.
1.
Cardápio Temático
Se a festa é temática, os organizadores do evento
também podem apostar em comidas e bebidas referentes ao tema.
No caso do tema “Circo”, as comidas podem variar entre
doces e salgados. Doces podem contemplar algodão-doce, pipoca doce, maçã do
amor, cupcakes e sorvete. Os salgados podem ser pipoca, cachorro-quente,
salgadinhos assados ou fritos e sanduíches.
É legal oferecer pratos de entrada, pratos principais
e sobremesas. Mesmo que o tema limite a opção de pratos, opte pela variação sem
fugir do assunto.
2.
Cardápio Saudável
Embora guloseimas agradem o paladar de muitos, optar
por cardápios saudáveis também têm suas vantagens.
Alimentos frescos, orgânicos e vegetarianos vêm se
destacando cada vez mais no cenário corporativo. Além disso, há pessoas
alérgicas a certos ingredientes e com restrição alimentar para lactose e
glúten. Busque fazer uma pesquisa com os funcionários dentro da empresa antes
de fechar com o fornecedor de alimentos.
Focar na saúde de seu colaborador é uma demonstração
de preocupação - e ele será grato a isso.
Os brindes são formas de recompensa. Uma forma de
reconhecer o trabalho do funcionário após um longo ano de desafios vencidos e
metas alcançadas.
Ideais para destacar o desempenho individual e
coletivo dos profissionais que vestiram a camisa pela empresa, as confraternizações
também são oportunidades de distribuição de prêmios e realização de sorteios.
As recompensas podem ser em produtos, como canecas e
moleskines personalizados, ou até mesmo eletroportáteis, como headphones e
smartphones. Mas, além desses brindes, investir em Experiências originais que foquem na saúde e bem-estar do colaborador pode ser
uma forma ainda mais atraente de engajamento.
Premiar os funcionários com Experiências únicas são
formas singulares de reconhecimento.
É possível sair do padrão, além de marcar
positivamente a vida do premiado. Com a Carpe
Diem, empresa especializada no planejamento e
gerenciamento de Campanhas de Incentivo e de recompensa na forma de vivências e Experiências, as
organizações terão o apoio necessário nas seguintes ocasiões:
·
Campanhas de Incentivo de Vendas;
·
Campanhas Motivacionais;
·
Presentes Para Funcionários;
·
Presentes de Final de Ano;
·
Ações de Reconhecimento e Fidelização;
·
Homenagens por Tempo de Casa;
·
Recompensa por Metas Atingidas;
·
Ações de Fidelização de Clientes;
·
Engajamento de Público-Alvo;
As premiações em forma de Experiências podem ser
escolhidas pelo contemplado na plataforma da Carpe
Diem. São diversas opções, como: diversão, aventura,
beleza, bem-estar, esportes, cursos, entretenimento, livrarias, gastronomia,
cinemas e muito mais.
Reconhecer o papel do colaborador na organização é uma
forma de valorização do capital humano. Os Eventos Corporativos, além de
garantir destaque da empresa diante do público, conseguem envolver todos os
funcionários de diferentes níveis hierárquicos, promovendo trocas de
conhecimento, espírito de equipe e sentimento de pertencimento.
Premiações no formato de Experiência motivam os
funcionários a seguirem em frente, enxergando os desafios como oportunidades de
crescimento.
Se você está planejando um Evento Corporativo na sua
empresa e deseja contemplar os seus convidados com um presente criativo e que
foge do óbvio, considere oferecer Kits de Experiências. Os seus convidados terão a oportunidade de vivenciar
Experiências Incríveis e guardarão esse presente na memória para sempre!